نظراً للأهمية المحاسبية للاهتلاكات وتأثيرها على الحسابات للمنشآت التجارية والصناعية لذلك يقوم أموال بمعالجة هذا الموضوع بسهولة و بدقة كاملة وبشكل شهري،حيث يقوم المستخدم بتعريف الأصل عنـد شرائه و من ثم تحديد طريقة الاحتساب والحسابات الخاصـــة بهذا الأصل ليقوم البرنامـج بالمعالجـة التلقائيـة اللازمة لاحتساب الاهتلاكات الخاصة بالأصول و لكتابة القيود المحاسبية اللازمة و من ثم الترحيل للحسابات العامة.
و فيما يلي شرح مبسط عن كيفية التعامل مع الأصول الثابتة والاهتلاكات:
حيث نلاحظ أن قائمة الأصول الثابتة الرئيسية تتضمن عدة اختيارات فرعية يقوم من خلالها المستخدم بتحديد التعريفـات الرئيسية للأصول الثابتة ليحصل على لائحة بالاهتلاكات و بالأصول الثابتة.
يقوم المستخدم بتعريف الفئات الرئيسية للأصول الثابتة الموجودة في المنشأة و تقسم البيانات إلى نوعين:
1-بيانات أساسية: يقوم المستخدم بوضع رمز فئة الأصول و اسم فئة الأصول.
2-بيانات اختيارية: يقوم المستخدم بتحديـــد الحسابات التي سوف يعتمد عليها البرنامــج أثناء كتابة القيود المحاسبية التلقائية للاهتلاكــات المحتسبة و إذا لم تحدد فلا يقوم البرنامج بتوليد القيود المحاسبية و إنما على المستخدم كتابة القيود بنفسه.
تعريف الأصول الثابتة:
حيث يقوم المستخدم بتحديد نوعين من البيانات التي تقسم إلى قسمين:
1- بيانات الأصل: وتتضمن ما يلي:
-رمز الأصل و اسمه.
-رمز الفئة التي يتبع لها الأصل و اسمها.
-تاريخ شراء الأصل.
-تاريخ التأثير حيث أنه من الممكن أن يبدأ احتساب الاهتلاكات بعد تاريخ الشراء وليس من الضروري أن يبدأ احتساب الاهتلاكات بدءاً من تاريخ الشراء.
-نوع الاهتلاك : حيث يوجد عدة أنواع من الاهتلاكات ( القسط الثابت –القسط المتناقص –طريقة إعادة التقييم).
-نسبة الاهتلاك: و يحدد فيها نسبة الاهتلاك السنوي للأصل.
-قيمة الأصل: و هي قيمة الأصل التي سوف تخضع للاهتلاك.
-القيمة الدنيا: و هي القيمة الباقية من الأصل عند انتهاء احتساب الاهتلاك أي قيمة النفاية التي لا تخضع للاهتلاك.
و يمكن للمستخدم أن يدون معلومات أخرى مثل: ( مصدر الأصل –تاريخ انتهاء الضمان –ملاحـظات تاريخ الشطب) و هي معلومات إحصائية خاصة بالأصل، ويجدر الإشارة هنا على أنه إذا تم تحـــديد تاريخ الشطب فإن البرنامج لا يقوم باحتساب أي اهتلاك للأصل عن الفترة المحاسبية الجارية المشطوب فيها هذا الأصل بغض النظر عن تاريخ يوم الشطب و يتوجب على المحاسب أن يقوم بتسجيل تتمة اهتلاك الأصل المشطوب عن الفترة المحاسبية الجارية و ما يتبع ذلك من قيود تصفية هذا الأصل.
2- الحسابات: يقوم المستخدم بتحديـــد الحسابــات التي سوف يعتمد عليها البرنامج أثناء كتابة القيود المحاسبية التلقائية للاهتلاكــات المحتسبة و إذا لم تحدد فلا يقوم البرنامجبتوليد القيود المحاسبية و إنما على المستخدم كتابة القيود بنفسه.
ملاحظة : يقوم البرنامج بكتابة القيود المحاسبية بشكـــل تلقائي للاهتلاكات بناءاً على الحسابات المحددة في تعريف الأصول الثابتة و إذا لم يجد فإنه يعتمد على الحسابات المحددة في تعريف الفئات الرئيسية للأصول و إذا لم يجد فلا يقوم بكتابة قيد الاهتلاك و إنما على المستخدم أن يكتب القيد المحاسبي بشكل يدوي في البرنامج.
-مجمع الاهتلاك: وهي القيمة التي سوف يقوم البرنامج بوضعها تلقائياً بشكل تراكمي عند احتساب كل اهتلاك بناء على البيانات المحددة.
-القيمة المتبقية: و هي قيمة الأصل بعد تخفيض قيمة الاهتلاك منه.
-قيمة أول السنة: وهو بيان ضروري في حال اتباع طريقة القسط المتناقص،حيث أن قسط الاهتلاك سوف يحسب بناءاً على هذه القيمة.
احتساب وترحيل الاهتلاكات:
احتساب الاهتلاكات حيث يقوم البرنامج باحتساب الاهتلاكات لجميع الأصول وفق البيانات الواردة في تعريف الأصل ويبدأ بالتجميع التراكمي للاهتلاكات ويضعها في " مجمع الاهتلاك" ويحسب القيمة المتبقية تلقائياً.
و بعد الاحتساب يمكن للمستخدم أن يقوم بترحيل قيود الاهتلاكات للأستاذ العام من خلال كتابة سند قيد تلقائي وفقاً للحسابات المحددة في تعريف الأصول الثابتة أو في تعريف الفئات الرئيسية للأصول.
حيث أنه بعد تحديد نوع المستند يقوم البرنامج بكتابة القيد المحاسبي للاهتلاكات على الشكل التالي:
و فيما يلي بعض الحالات الهامة:
1- في حال اتباع طريقة إعادة التقييم فعلى المستخدم أن يقوم بتغيير مجمع الاهتلاك يدوياً في تعرف الأصل و من ثم كتابة القيد المحاسبي بشكل يدوي أيضاً.
2- في حال وجود أصول تخضع لعمليات صيانة كبيرة و تبديل بعض القطع الكبيرة(مثل الآلات الضخمة) وأردنا أن نحتسب الاهتلاك على الأصول و عمليات الصيانة وقطع التبديل ففي هذه الحالة علينا أن نقوم بما يلي:
نقوم باضافة سيرة جديدة تابعة للأصل ومن ثم نضيف قيمة الصيانة كقيمة اصل ونحدد تاريخ التأثير ونقوم بعملية الحفظ وعند عملية الاهتلاك يقوم البرنامج باهتلاك جميع السير التابعة للاصل