تحتاج كل مؤسسة إلى التعرف على ما لديها من مخزون من المنتجات أو المواد الخام التي تستخدمها؛ للتعرف على كيفية إدارته بشكل مناسب يتوافق مع حجم الطلب على منتجاتها في السوق، فلا يحدث عجز مفاجئ ولا فائض بشكل كبير فيصبح بلا فائدة، وتستخدم كل مؤسسة نظام الجرد الأفضل بالنسبة لها لكن ما الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وكيف نختار من بينهما؟ إذا كنت الشخص الموكل له اختيار النظام الأفضل لجرد مخزون شركتك فيجب عليك في البداية فهم أوجه الاختلاف بين أنواع الجرد المتباينة، لكن في البداية ماذا يعني مصطلح الجرد؟.
ما هو الجرد؟
يُعرف الجرد على أنه طريقة ونظام لمراقبة ما يوجد من أصناف ومواد خام ومنتجات في مخازن معينة، حيث يتم من خلال التحقق بشكل فعلي من الكميات الموجودة بالمخازن والمستودعات ومقارنتها بما يتم تقييده في المستندات الرسمية، إلى جانب التأكد من حالة المواد المخزنة. هناك أكثر من طريقة ونظام لجرد المخازن، يختلف كل نوع عن الآخر في الطريقة المستخدمة في عملية الجرد والوسائل التي يتم الاستعانة بها والفترة الزمنية التي يتم إجراء الجرد بعد مرورها،
أنواع جرد المخزون
هناك أكثر من نوع ونظام في الجرد تستخدمهما الشركات في حساب مخزونها، وفيما يلي سنتناول انواع الجرد المشهورة بشيء من التفسير.
أولًا الجرد الدوري
يُعرف الجرد الدوري على أنه طريقة يمكن للشركة من خلالها تحديث سجلات المخزون على فترات منتظمة قد تكون أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية.
ومع نهاية كل فترة تقوم الشركة بحساب المخزون الفعلي وتسجيل جميع مشتريات البضائع في حساب المشتريات.
وتُعد تكلفة البضائع المباعة مقياسًا محاسبيًا ذا أهمية كبيرة، حيث تظهر الهامش الإجمالي للشركة بعد طرحها من الإيرادات، ولنتمكن من حساب تكلفة البضائع المباعة من خلال الجرد الدوري نستخدم المعادلة التالية: بداية رصيد المخزون + تكلفة مشتريات المخزون – تكلفة إنهاء المخزون = تكلفة البضائع المباعة
ثانيًا الجرد المستمر
أما الجرد المستمر فهو طريقة يتم من خلالها تعقب أرصدة المخزون باستمرار باستخدام التكنولوجيا الحديثة في الوقت الحالي.
حيث يتم إجراء التحديثات بشكل تلقائي فور شراء منتج أو بيعه أو إرجاعه، وتكون هذه التحديثات بأعلى درجة ممكنة من الدقة لطالما لم يحدث خلل أو اختلاس.
ويسهل نظام الجرد المستمر من عملية التحكم في حساب مخزون شركتك؛ لأنه يسجل كل عملية شراء ويتم إضافتها فورًا إلى قاعدة البيانات.
ويتم تسجيل كل عنصر في المخزن في دفتر يحتوي على معلومات حول شراء هذا العنصر كما يتم تسجيل تكلفة البضائع المباعة بشكل مستمر.
ويحصل كل عنصر في المخزن على رقم تسلسلي للمساعدة في تصنيفه وتحديد مدة بقائه في المخزن والوصول بسهولة إليه فور الاحتياج لذلك.
الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر
قبل أن تختار بين نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر في إدارة مخزون شركتك، يجب أولًا أن تتعرف على مجموعة من النقاط التي توضح الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وذلك فيما يلي:
إدخالات الإغلاق
هي التسجيلات التي يتم إجراؤها في نهاية أي فترة محاسبية، ويجب أن تكون موجودة في الجرد الدوري لكنه لا يحتاج إليها الجرد المستمر.
تكلفة البضائع المباعة
في الجرد المستمر يمكنك حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل أكثر دقة؛ لأنه يتم تحديثه بعد كل عملية بيع، أما الجرد الدوري فيحسب تكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة المحاسبية.
الطريقة: في الجرد الدوري يتم حساب المخزون المتاح فعليًا من قبل الموظفين، أما الجرد المستمر فيتم الاستعانة بنظام كمبيوتر لتتبع المنتجات المتاحة في الوقت الفعلي. يساعد الجرد المستمر في التأكد ما إذا كانت الوحدات المتاحة بالمخزن تطابق السجلات، أما الجرد الدوري فيحدد تكلفة البضائع المباعة في فترة معينة. الجرد المستمر يحتاج إلى تكلفة أكثر كما يتطلب موظفين متخصصين وشراء برامج تسهل من عملية الجرد، أما الدوري فهو أرخص ويتطلب عملًا أقل. يتم تحديث سجلات الجرد بانتظام لأنظمة الجرد المستمر، وبشكل دوري لأنظمة الجرد الدورية.